Vidar Davidsen har lang erfaring med ledertrening og teamutvikling knyttet opp mot endring og organisasjonsutvikling. Her er hans 6 tips for å lykkes med endringsprosesser.
– En vellykket endringsprosess krever ikke bare kompetanse på den forretningsmessige delen av endringen. Den menneskelige siden er også viktig, forteller Vidar.
Forskning viser at bare 30% av endringsprosessene kan karakteriseres som vellykket. Kombinert med at endringene i markedet går raskere og raskere er endringsledelse mer aktuelt enn noensinne. En endringskompetent organisasjon gir en klar konkurransefordel i dagens skiftende marked.
Klarer ledelsen å skape en kultur hvor endring og endringsvillighet er en spisskompetanse i organisasjonen får man lettere aksept for endringene og i tillegg har man et universelt verktøy for alle andre endringer som måtte oppstå i organisasjonen, sier han.
Vidar har identifisert 6 tips for å lykkes med endringsprosesser:
Tips nummer 1: God og hyppig nok kommunikasjon
Der de fleste bommer, er på kommunikasjonen med de ansatte rundt endringsprosessen, ifølge Vidar.
– For det første handler en vellykket endringsprosess om god og hyppig kommunikasjon. Det er stikkord for å sette i gang en vellykket endringsprosess. Det er helt essensielt å ha en god strategi rundt dette. Hvis ikke havner man på etterskudd, det oppstår motstand og det går utover kvaliteten på hele endringsprosessen.
Kjennetegnet på god kommunikasjon er at medarbeiderne forstår budskapet og skaper aksept for det budskapet som lederne har knadd og gjort seg fortrolig med på bakrommet, forteller Davidsen.
– Mellomledernes oppgave blir ofte å «oversette» budskapet å gi medarbeiderne god og ofte nok kommunikasjon. Motstand er naturlig i alle endringsprosesser og oppstår både hos ledere og medarbeidere.
Tips nummer 2: Tydelig og effektiv ledelse
Nøkkelpersoner for suksess er de operative lederne i bedriften som skal implementere endringen – de som er nærmest der endringen skjer, ifølge Vidar.
- En vellykket endring krever kompetanse og fokus både på den forretningsmessige delen av endringen, og på den menneskelige siden av endringen. Som regel møter jeg godt forberedte ledere på den forretningsmessige delen, men svært ofte møter jeg for lite ressursfokus i forhold til det menneskelige aspektet ved endringen. Forståelse av hvordan en endringsprosess forløper er utgangspunktet for trening i tydelig ledelse og effektiv kommunikasjon. Det bygger ned motstand og stimulerer motivasjon og produktivitet under endringen, sier han.
Årsaken til at hele 70% av endringsprosessene ikke er vellykket, skyldes vanligvis for lite fokus og kunnskap om hva som skal til for å lede medarbeiderne gjennom endringen.
– Alle i en endringsprosess trenger å forstå og akseptere endringen, før de lojalt blir med. Trinn for trinn trenger medarbeiderne dine hjelp, motivasjon, riktig feedback og tydelig ledelse som gir retning og fart i prosessen.
Tips nummer 3: Timingen må være riktig
Ofte introduseres kravene for hurtig i en endringsprosess, ifølge Vidar.
– Det første man skal fange opp i en endringsprosess er perspektivet til de medarbeiderne som utsettes for denne endringen. Hva skjer på deres arbeidsplass? Er lederne i stand til å identifisere hvilke typer motstand som dukker opp?
Vidar Davidsen og mener at det er viktig «å sette seg i stolen» til medarbeideren sin og forstå hvordan denne endringen påvirker vedkommende.
– Hvilke tanker og følelser oppstår rundt endringen? Har lederne oversikt over det? Ofte får man den situasjonen at lederne vet veldig mye om endringen og hva som skal skje, mens medarbeideren bare har vært på et lite fellesmøte eller to og vet nesten ingenting. Da begynner man selvfølgelig å lure på hvilke konsekvenser dette får for seg. En oppklaringsrunde blir derfor essensielt, det handler om å forstå frustrasjonen og deretter håndtere den. Så kan man begynne å introdusere krav når medarbeideren begynner å forstå hva dette betyr og ikke minst at oppsiden for den enkelte blir klargjort.
Tips nummer 4: Skape aksept og forståelse for endringene
Det handler om å få folk til å føle seg sett og hørt, dvs. anerkjent og respektert, ifølge Vidar Davidsen.
– Det å være en god leder har noe med faget å gjøre, men mest med hvordan man håndterer mennesker. Når mostanden bobler i en organisasjon handler det mye om mennesker som ikke føler seg sett og hørt, dvs. de føler seg i bunn og grunn ikke respektert. Derfor begynner endringssamtalen med å forstå perspektivet til medarbeideren. Første trinn for deg som leder er å forstå frustrasjonen til medarbeideren din. Motstand er naturlig i en endringsprosess, og du bør se på motstanden som en kilde du kan trekke nyttig informasjon ut av – ikke som en fiende du bare skal bryte ned. Fra det perspektivet kan man spinne seg frem til en aksept for denne endringen.
Tips nummer 5: Forstå kulturen til de du jobber med
Det er helt essensielt å forstå kulturen til de medarbeiderne man jobber med når du setter igang endringsprosesser. Det er hyperaktuelt i dag med multinasjonale team og ledergrupper. For å illustrere dette viser Vidar til et eksempel fra idrettsverdenen.
– Som leder er man nødt til å sette seg inn i kulturen til der medarbeideren kommer fra for å skjønne reaksjonsmønsteret. Måten Marit Breivik trente det norske damelandslaget med sin inkluderende og ansvarliggjørende lederstil var genial i sin tid, men det hadde neppe gått med de russiske jentene. De var vant med en autoritær leder og innrettet seg etter det. I noen kulturer oppfattes inkluderende og ansvarliggjørende lederstil fort som svak og usikker ledelse hvis du går for fort fram. Norske næringslivsledere bør slett ikke kopiere alt de hører om hvordan store, internasjonale fotballmanagere i visse situasjoner opptrer med utpreget «fear management», det hadde vært katastrofe. Jeg ser bare et lite knippe miljøer i næringslivet som kunne akseptert en så rå, kynisk, prestasjonsorientert lederstil. Det har med kultur og aksept å gjøre, sier han.
Tips nummer 6: Sett av nok tid og ressurser til samtaler med enkeltpersoner
Vidar påpeker også viktigheten av å håndtere enkeltpersoner som viser stor motstand under endringsprosesser. Det er gjerne de som opplever den største personlige endringen som kan få frem den største motstanden. Og motstanden kommer i mange former og alle er ikke utagerende i form.
– Det eneste sikre ved endringsprosessen er at motstand kommer til å oppstå hos enkeltpersoner. Da er man nødt til å sette av nok tid og ressurser for å håndtere disse. Hvordan man håndterer motstand er en ferdighet, og den er definitivt trenbar. Har man ikke treningsberedskap i denne ferdigheten kan man få enkeltpersoner og grupper som etablerer så mye motstand at det sprer seg til hele organisasjonen. Det kan være nok til å velte en vellykket prosess, sier han.